Leinen los

Agentur für Arbeit GrömitzImpulsvortrag für Betriebe

Von kostenlos bis High-End: was Betriebe in Grömitz und Ostholstein heute digital tun können, wo der sinnvolle Kurs endet und warum Stillstand auch eine Entscheidung ist.

  • 01

    Was geht mit wenig oder ohne Budget?

  • 02

    Wann ist es zu viel?

  • 03

    Was passiert, wenn man nichts macht?

Präsentiert von

Tung Truong, Geschäftsführer Casagrande GmbH
Do-Hyun Jung, Inh. Digitalagentur YOUNG CREATIVES Hamburg

00Worum es geht

Digitalisierung ist kein Projekt mit Ziellinie. Sie ist Navigation: wissen, wo man steht, wohin man will – und welches Boot dafür reicht.

Ausgangslage

Jeder Betrieb ist schon digital – irgendwie.

Handy, Kasse, ein paar Apps. Die Frage ist nicht ob, sondern ob es zusammenpasst und Zeit spart.

Maßstab

Gute Digitalisierung schenkt Zeit.

Zeit für Gäste, Kunden und das Team. Alles, was das nicht tut, darf weg.

Für wen

Gastro, Handel, Handwerk, Tourismus.

Betriebe mit wenigen bis einigen Dutzend Mitarbeitenden, saisonal oder ganzjährig.

Google-Profil✦Online-Reservierung✦Dienstplan-App✦E-Rechnung✦Team-App✦CRM✦Voice Agent✦KI-Agenten✦Betriebs-OS✦Gutscheinshop✦Newsletter✦Warenwirtschaft✦Google-Profil✦Online-Reservierung✦Dienstplan-App✦E-Rechnung✦Team-App✦CRM✦Voice Agent✦KI-Agenten✦Betriebs-OS✦Gutscheinshop✦Newsletter✦Warenwirtschaft✦
01Die Seekarte

Nicht jeder Betrieb muss auf die Hochsee. Viele sind am Ufer und im Flachwasser bestens aufgehoben. Entscheidend ist, die eigene Tiefe zu kennen. Budgets sind Richtwerte und hängen stark vom Betrieb ab.

01 · Am UferTiefe 0 m
01

Am Ufer

0 € nur ZeitAufwand: ein paar Stunden

Sichtbar und erreichbar sein – ohne einen Euro.

  • 01.1

    Google-Unternehmensprofil pflegen

    Öffnungs- und Saisonzeiten, Fotos, Leistungen. Und auf jede Bewertung antworten.

  • 01.2

    WhatsApp Business statt Privat-Chat

    Abwesenheitsnotiz, Schnellantworten, Katalog. Getrennt vom privaten Handy.

  • 01.3

    Gemeinsamer Kalender und Ablage

    Mit Konten, die meist schon da sind. Schluss mit „Wer hat die aktuelle Liste?“.

  • 01.4

    Passwortmanager und Zwei-Faktor

    Die günstigste Versicherung gegen gekaperte Konten und verlorene Zugänge.

  • 01.5

    KI-Assistent in der Gratisversion

    Stellenanzeigen, Social-Posts, Speisekarte auf Englisch. Ohne Kundendaten.

  • 01.6

    Belege per Smartphone scannen

    Direkt in einen Ordner, auf den auch die Steuerberatung Zugriff hat.

Wirkung: Wer sucht, findet Sie – mit aktuellen Infos.

02

Flachwasser

bis ca. 150 € pro MonatAufwand: wenige Wochen

Die größten Zeitfresser mit Standard-Werkzeugen lösen.

  • 02.1

    Website mit klarer nächster Aktion

    Reservieren, anrufen, anfragen. Mobil zuerst gedacht, schnell geladen.

  • 02.2

    Online-Reservierung oder Terminbuchung

    Rund um die Uhr buchbar. Weniger Telefon in der Stoßzeit.

  • 02.3

    Digitaler Dienstplan und Zeiterfassung

    Tauschwünsche, Urlaub und Stunden in einer App statt am schwarzen Brett.

  • 02.4

    Buchhaltung mit E-Rechnung

    Software, die E-Rechnungen empfangen und erstellen kann (XRechnung, ZUGFeRD).

  • 02.5

    Newsletter für Stammgäste

    Ein eigener Kanal zu den Gästen, unabhängig von Algorithmen.

  • 02.6

    KI-Assistent im Team-Abo

    Für wiederkehrende Texte, Zusammenfassungen und erste Auswertungen.

Wirkung: Weniger Telefon, weniger Zettel, weniger Nacharbeit.

03

Küstengewässer

ca. 150–1.000 € pro MonatAufwand: ein bis drei Monate

Systeme verbinden, damit Daten fließen statt doppelt getippt zu werden.

  • 03.1

    Kasse, Warenwirtschaft, Buchhaltung verbinden

    Über Schnittstellen statt Abtippen. Eine Zahl, ein Ort.

  • 03.2

    CRM für Anfragen und Stammkunden

    Jede Anfrage mit Status. Nichts geht mehr im Postfach verloren.

  • 03.3

    Gutschein- und Onlineshop

    Umsatz auch nachts und in der Nebensaison.

  • 03.4

    Automatische Abläufe

    Bestätigungen, Erinnerungen, Bewertungsanfragen, Nachfassen.

  • 03.5

    Team-App mit Wissen und Schulungen

    Handbuch, Checklisten, Einarbeitung für Saisonkräfte in der Hosentasche.

  • 03.6

    Website-Chat mit gepflegtem Wissen

    Beantwortet Standardfragen rund um die Uhr und übergibt den Rest ans Team.

Wirkung: Abläufe laufen nebenbei, das Team arbeitet am Gast.

04

Hochsee

ab ca. 10.000 € Projekt + BetriebAufwand: Monate, in Etappen

Ein eigenes Betriebs-OS, in dem KI-Agenten mitarbeiten.

  • 04.1

    Eigenes Betriebs-OS

    Ein Backend für Gäste, Team und Führung. Alle Oberflächen nutzen dieselben Daten.

  • 04.2

    Voice Agent am Telefon

    Nimmt Reservierungen an, wenn im Service niemand abheben kann.

  • 04.3

    KI-Agenten für Routinearbeit

    Belege, Berichte, Nachfassen, Recherche. Menschen geben frei.

  • 04.4

    Individuelle Apps

    Genau für den eigenen Ablauf gebaut statt Kompromiss von der Stange.

  • 04.5

    Auswertungen und Prognosen

    Personalbedarf, Wareneinsatz, Kampagnenerfolg auf einen Blick.

  • 04.6

    Altsysteme anbinden

    Zum Beispiel Warenwirtschaft und Onlineshop, automatisch abgeglichen.

Wirkung: Wachsen, ohne dass die Verwaltung mitwächst.

Wie so ein Betriebs-OS aussieht, zeigen wir gleich am Beispiel Grande Beach.

02Kompass-Check

Vier Fragen, eine Minute. Danach wissen Sie, welche Tiefe gerade zu Ihnen passt und womit Sie anfangen können. Es wird nichts gespeichert.

Frage 1 von 4

Wie viele Menschen arbeiten im Betrieb?

03Der OS-Gedanke

Viele Betriebe sammeln Werkzeuge: ein Tool für Reservierungen, eins für den Dienstplan, dazu Kasse, Excel und drei Chatgruppen. Jedes für sich gut, zusammen ein Flickenteppich. Ein Betriebs-OS dreht das um: ein Backend, eine Datenbasis, viele Oberflächen – für Gäste, Team und Führung. KI-Agenten arbeiten auf genau diesen Daten mit.

Flickenteppich

Viele Inseln, keine Brücken.

Jede Information liegt an zwei, drei Orten. Abtippen, Nachfragen und Fehler gehören zum Alltag.

  • 01

    Ein Datensatz, viele Sichten

    Gast, Team und Chefin sehen dieselbe Reservierung – jeweils so, wie sie sie brauchen.

  • 02

    Gebaut um Ihre Abläufe

    Nicht der Betrieb passt sich der Software an, sondern umgekehrt. Standard, wo es reicht, eigen, wo es zählt.

  • 03

    Wächst in Etappen

    Erst Website und Reservierung, dann Team-App, dann Agenten. Jede Etappe zahlt sich einzeln aus.

04KI-Agenten im Workflow

Ein KI-Agent ist mehr als ein Chatfenster. Er bekommt einen Auslöser, versteht die Lage, handelt in Ihren Systemen und holt sich eine Freigabe, wo es darauf ankommt. Der Mensch bleibt am Ruder.

  1. Auslöser

    Ein Gast ruft an

    Das Restaurant ist voll, niemand kann abheben.

  2. Verstehen

    Voice Agent nimmt ab

    Fragt Datum, Uhrzeit, Personen, Wünsche – auf Deutsch oder Englisch.

  3. Handeln

    Prüft und bucht

    Liest die freie Kapazität im Reservierungssystem und trägt den Tisch ein.

  4. Mensch

    Sonderfälle ans Team

    Gruppen über zehn Personen oder Allergien landen als Aufgabe beim Team.

  5. Ergebnis

    Bestätigung raus

    Gast bekommt eine Mail, das Team sieht die Buchung morgens in der App.

Ein Agent darf

  • ✓Lesen, sortieren, zusammenfassen
  • ✓Entwürfe schreiben
  • ✓Buchen nach festen Regeln
  • ✓Nachfragen, wenn etwas unklar ist

Nur mit Freigabe

  • ✋Geld bewegen
  • ✋Kunden frei anschreiben
  • ✋Daten löschen
  • ✋Preise oder Verträge ändern

Darauf sollten Sie bei jedem Agenten achten: Daten möglichst auf Servern in der EU, jede Aktion nachvollziehbar protokolliert, und ein Mensch kann jederzeit übernehmen.

05Aus der Praxis

Case StudyStufe 04 · in Etappen

Grande Beach Café

Casagrande GmbH · Scharbeutz, Ostsee

Nicht nur eine Website. Ein System für den ganzen Betrieb – vom ersten Klick des Gastes bis zur Stundenabrechnung.

Website und Reservierung

Der Besuch beginnt vor dem Meerblick: Website auf Deutsch und Englisch, Tischreservierung rund um die Uhr, Gutscheinshop und Event-Bereich. Wiederkehrende Fragen beantworten ein KI-Chat und ein Voice Agent.

  • Website DE/EN
  • Online-Reservierung
  • Gutscheinshop
  • Events
  • KI-Chat
  • Voice Agent
↗ www.grandebeach-cafe.de↗ team.grandebeach-cafe.de
grandebeach-cafe.de
Website Grande Beach Café
Online-Reservierung Grande Beach
GRANDE Team App
Gästebuchen, fragen, kaufen Gutscheine
Teamplant, lernt, bucht Zeiten
Führungsteuert aus einem Backend

Weitere Projekte

Fischkiste & Bootshaus Niendorf – Projektansicht
01Stufe 03–04

Gastronomie · zwei Häuser · Ostsee

Fischkiste & Bootshaus Niendorf

Zwei Restaurants, eine Reservierungs-Basis.

Websites für beide Häuser, Online-Reservierung mit Tischplan und Warteliste, ein Admin-Bereich mit Rollen und eine Telefon-KI, die Reservierungen entgegennimmt.

  • Websites
  • Reservierung
  • Tischplan
  • Warteliste
  • Rollen & Rechte
  • Telefon-KI
OS-Gedanke: Zwei Marken, ein gemeinsames Backend.↗ fischkiste.de
Schockmann Schuhe – Projektansicht
02Stufe 04

Fachhandel · Hamburg

Schockmann Schuhe

Vom alten Shop zum vernetzten Handel.

Neuer Onlineshop mit eigener Storefront, angebunden an die bestehende Warenwirtschaft. Die digitale Beraterin „Lena“ kennt Sortiment und Marken und ist rund um die Uhr erreichbar. Eine Control-App bündelt Verkauf, Werbung, Sichtbarkeit und Preise.

  • Onlineshop
  • Warenwirtschaft
  • KI-Beraterin
  • Control-App
  • Kampagnen
OS-Gedanke: Ladengeschäft und Shop lesen aus einem Bestand.↗ schockmann-schuhe.de
Kitchensurfer Catering – Projektansicht
03Stufe 03–04

Catering · Hamburg

Kitchensurfer Catering

Fünf Systeme, ein Betriebsgefühl.

Website, KI-Chatbot, CRM, Mission-Control-Dashboard und Onlineshop. Der Chatbot fragt Gästezahl, Datum, Budget und Anlass ab und legt qualifizierte Anfragen direkt im CRM an.

  • Website
  • KI-Chatbot
  • CRM
  • Dashboard
  • Onlineshop
OS-Gedanke: Vom ersten Klick bis zum Event ohne Doppelerfassung.↗ kitchensurfer.catering
PANKAI – Projektansicht
04Stufe 03

Bubble Tea · Gastronomie · Hamburg

PANKAI

Belege erledigen sich im Gruppenchat.

Neben der Team-App für die Schichtplanung arbeitet ein Beleg-Agent: Foto in den Chat, Texterkennung, Ablage im richtigen Monatsordner und Eintrag in die Übersicht. Ein Wächter meldet, wenn etwas hakt.

  • Team-App
  • Schichtplanung
  • Beleg-Agent
  • Texterkennung
  • Wächter
OS-Gedanke: Ein Agent nimmt dem Team die Zettelarbeit ab.
06Wann ist es zu viel?

Auf jedem Frachtschiff zeigt die Freibordmarke, wie tief es höchstens im Wasser liegen darf. Für Ihre Digitalisierung gilt dasselbe: Jedes Werkzeug bringt Nutzen, aber auch Last – Pflege, Kosten, Schulung. Probieren Sie es aus.

Status

Gut beladen.

Jedes Teil zahlt sich aus. So darf es bleiben.

WASSERLINIE

Was kommt an Bord?

Nutzen und Last sind grobe Richtwerte für einen kleinen Betrieb.

Sechs Zeichen, dass es zu viel ist

⚑ 01

Tools, die keiner öffnet

Lizenzen laufen weiter, Logins sind vergessen. Ein klares Zeichen für Ballast.

⚑ 02

Pflege frisst die Ersparnis

Wenn das Tool mehr Zeit kostet, als es spart, rechnet es sich nicht.

⚑ 03

Inseln ohne Verbindung

Drei Systeme für dieselbe Information – und keines ist aktuell.

⚑ 04

Abo-Wildwuchs

Viele kleine Monatsbeträge, deren Summe niemand kennt.

⚑ 05

Das Team ist abgehängt

Eingeführt ohne Schulung. Am Ende läuft es doch wieder über Zettel.

⚑ 06

Technik vor Ablauf

Erst gekauft, dann überlegt, wofür. Richtig ist die Reihenfolge andersherum.

Die Lademarken-Regel

Drei Fragen vor jedem neuen Werkzeug.

  1. 01

    Welches Problem löst es?

    In Minuten pro Woche, nicht in Versprechen.

  2. 02

    Wer pflegt es?

    Mit Namen. Und hat diese Person dafür Zeit?

  3. 03

    Spricht es mit dem Rest?

    Wenn nicht: neue Insel, neuer Aufwand.

07Was passiert, wenn man nichts macht?

Stillstand fühlt sich sicher an, solange das Wasser hoch steht. Doch das Umfeld verändert sich: Gesetze, Erwartungen von Gästen und Bewerbenden, der Wettbewerb. Wer nicht mitgeht, läuft irgendwann auf.

1Untiefe

Unsichtbar werden

Gäste und Kunden suchen zuerst online: Karte, Öffnungszeiten, Bewertungen. Wer dort fehlt oder veraltete Zeiten zeigt, wird übersprungen – gerade von Urlaubsgästen, die den Ort nicht kennen.

2Untiefe

Die E-Rechnung verpassen

Die Pflicht kommt in Stufen. Wer nicht vorbereitet ist, bekommt Ärger mit Buchhaltung und Finanzamt.

  1. 01.01.2025 · Empfangen

    Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können.

  2. 01.01.2027 · Versenden

    Pflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.

  3. 01.01.2028 · Versenden

    Pflicht für alle Unternehmen bei Rechnungen an Unternehmen.

Rechnungen an Privatpersonen betrifft die Pflicht nicht. Vom Versand ausgenommen sind u. a. Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 €. Details mit der Steuerberatung klären.

3Untiefe

Personal geht woanders hin

Bewerben per Handy, Dienstplan in der App, schnelle Antworten: Für viele Fach- und Saisonkräfte ist das Standard. Wer Papier verlangt, steht hinten an.

4Untiefe

Zeit fehlt am Gast

Jede Stunde am Telefon, mit Zetteln oder beim Abtippen fehlt im Service. In der Saison doppelt.

5Untiefe

Abhängig von Plattformen

Ohne eigene Kanäle laufen Buchungen und Kontakte über Portale mit Provision. Die Gästedaten gehören dann anderen.

6Untiefe

Wissen geht verloren

Steckt das Wissen nur in Köpfen, beginnt mit jeder Saison und jedem Abschied die Einarbeitung von vorn.

Nichts tun ist auch eine Entscheidung. Nur keine kostenlose.

08Fahrplan

Kein Großprojekt, kein Berater-Marathon. Sechs Schritte, die jeder Betrieb ab morgen gehen kann – und die ersten beiden kosten kein Geld.

  1. Woche 11

    Zeitfresser aufschreiben

    Eine Woche lang notieren, wo Zeit verloren geht: Telefon, Dienstplan, Belege, Nachfragen. Ohne Lösung im Kopf.

  2. Woche 22

    Die Ufer-Maßnahmen umsetzen

    Google-Profil, WhatsApp Business, Passwortmanager, gemeinsamer Kalender. Kostet nichts außer einem Nachmittag.

  3. Monat 13

    E-Rechnung klären

    Mit der Steuerberatung prüfen: Können wir E-Rechnungen empfangen? Ab wann müssen wir sie verschicken?

  4. Monat 24

    Eine Baustelle richtig lösen

    Den größten Zeitfresser aus Woche 1 nehmen und ihn mit einem Werkzeug lösen, das zum Rest passt.

  5. Monat 35

    Team mitnehmen

    Schulen, Fragen sammeln, nachjustieren. Weiterbildung lässt sich über die Agentur für Arbeit fördern.

  6. Danach6

    Messen, dann nächste Stufe

    Hat es Zeit gespart? Dann die nächste Baustelle. Wenn nicht: zurückbauen, bevor es Ballast wird.

Rückenwind

Weiterbildung fürs Team kann gefördert werden.

Digitalisierung scheitert selten an der Technik, sondern daran, dass niemand Zeit zum Lernen hat. Die Agentur für Arbeit unterstützt Betriebe, die ihre Beschäftigten weiterbilden.

  • Lehrgangskosten

    Zuschuss je nach Betriebsgröße – für kleine Betriebe bis zur vollen Übernahme.

  • Zuschuss zum Lohn

    Für die Arbeitszeit, die durch die Weiterbildung ausfällt.

  • Voraussetzungen

    Mehr als 120 Stunden, zugelassener Träger, Antrag vor Beginn der Maßnahme.

  • Arbeitgeber-Service

    Kostenfrei erreichbar unter 0800 4 5555 20. Dort klären Sie, was für Ihren Betrieb passt.

Grundlage: § 82 SGB III (Förderung beschäftigter Arbeitnehmer). Angaben ohne Gewähr, maßgeblich ist die Beratung durch die Agentur für Arbeit.

09Referenten

Porträt Tung Truong
Die Unternehmerperspektive

Tung Truong

Geschäftsführer, Casagrande GmbH

Betreibt das Grande Beach Café in Scharbeutz und hat dort Schritt für Schritt ein eigenes Betriebs-OS eingeführt – von der Reservierung bis zur Team-App.

  • Gastronomie an der Ostsee
  • Team und Saison
  • Digitalisierung im Alltag
Porträt Do-Hyun Jung
Die Umsetzungsperspektive

Do-Hyun Jung

Inhaber, Digitalagentur YOUNG CREATIVES, Hamburg

Baut mit YOUNG CREATIVES Websites, Betriebs-Systeme und KI-Agenten für Gastronomie, Handel und Dienstleister – vom Onepager bis zum Backend für den ganzen Betrieb.

  • Websites und Systeme
  • KI-Agenten
  • Automatisierung

Fragen?

Sprechen Sie uns nach dem Vortrag an.

Oder schreiben Sie uns. Wir schauen gemeinsam, welche Tiefe zu Ihrem Betrieb passt – ehrlich, auch wenn die Antwort „Ufer“ lautet.

hello@young-creatives.deyoung-creatives.degrandebeach-cafe.de